7 consejos para la perfecta reunión de trabajo
La vuelta a la oficina trae consigo nuevos e importantes encuentros dentro del entorno laboral. Tenemos las claves que necesitas para sean siempre un éxito.
Vuelves a la oficina después de unos días de descanso, abres tu correo electrónico y lo ves: mañana tienes una reunión con ese cliente tan importante, el jefe de tu departamento o cualquier otra persona con la que necesitas que todo salga perfecto.
Los encuentros laborales son una constante en la agenda de (casi) todos los trabajadores -aquí nos incluimos-, y somos conscientes de que todo debe ir sobre ruedas mientras dure la cita para conseguir llegar a los objetivos o acuerdos planificados. Por eso, para que los nervios no te jueguen una mala pasada a última hora, desde el hotel Barceló Sants (experto en darle un twist diferenciador a cualquier tipo de evento de estas características), nos han dado unos consejos sencillos que, si sigues, garantizarán una reunión de trabajo positiva y exitosa para todas las partes.
¡Nunca improvises! Para evitar despistes y olvidos causados por los nervios, es necesario que establezcas primero una agenda con los temas que vas a tratar durante el encuentro ya que, sin un rumbo claro, puede generarse la sensación de que la reunión no sirve para nada. Además, no olvides de contactar individualmente con cada uno de los asistentes enviándoles un save the date personalizado con el día, la hora, el lugar y los temas que vais a discutir para que ellos también se preparen.
¿Sabías que las 10:00 de la mañana es el momento ideal para una cita laboral? No resulta demasiado pronto, pero todavía es el inicio de la jornada laboral, así que la mente y el cuerpo están más despiertos y frescos. ¡Y nunca conciertes una cita fuera del horario laboral!
Aparte de ser puntual -¿eres consciente de la mala imagen que da llegar tarde a una reunión?-, no hay que alargarse demasiado a la hora de discutir los temas acordados una vez que ya se ha llegado a un acuerdo, ya que lo único que se conseguirá es retrasar el resto de puntos acordados, pudiendo quedar alguno sin tratar.
"Lo bueno, si breve, dos veces bueno", dice el refrán, y es cierto. La reunión debe ser efectiva, dinámica y rápida, así que habla solo de los temas que manejes a la perfección para evitar explicaciones vacías –por ejemplo, si un proyecto lo coordina otra compañera y ella es la experta, cédele la palabra-, y evita caer en los monólogos extensos. La agenda debe cumplirse para garantizar la máxima eficiencia.
El espacio físico elegido para el acto es de suma importancia, ya que no es lo mismo reunirse en una sala fría que en un espacio creativo y moderno, ya que mandan mensajes diferentes. ¿La recomendación de los expertos? Elegir un entorno singular y atrevido, que invite tanto a la reflexión como a una lluvia de propuestas.
En el mundo en el que vivimos, se hace indispensable contar con cierta tecnología. Para empezar, el wifi siempre será bien recibido, sobre todo por el cliente que nos visita; también será importante contar con la posibilidad de realizar videollamadas de calidad en la sala, y no olvides que usar una tablet en vez de una libreta será un punto a tu favor.
No creas que al finalizar la reunión con un apretón de manos todo ha terminado, ya que uno de los errores más habituales es precisamente la falta de seguimiento. Para garantizar el éxito del encuentro, es necesario hacerse con el feedback de los que acudieron, algo vital para poder subsanar errores (si los ha habido) y planificar próximos encuentros.
